Les dossiers Tomas
Artisans, comment développer votre business grâce au digital ?
Episode 2 : en finir avec le casse-tête de la planification !
Dans ce second épisode des dossiers Tomas, on s’attaque à un GROS sujet de votre quotidien : la planification. La fois précédente (épisode à retrouver ici) on vous expliquait pourquoi le fait de réaliser des devis de manière efficace et en toute conformité conditionnaient (presque) toute votre réussite, il ne vous reste qu’en pratique qu’à mettre tout cela en musique et à planifier ce chantier que vous étiez si satisfait d’avoir remporté !
Sur le papier, rien de plus simple… Ou pas ?
Revenons à notre devis signé.. Votre client n’attend plus qu’une chose maintenant : une date d’intervention (et, soyons honnêtes, une date de fin de chantier). Si possible, rapidement, voir même… la semaine prochaine ? Disons demain ?
Ainsi vous n’avez plus qu’à réfléchir au prochain trou dans votre planning (ou mieux, à ouvrir votre beau planning Excel tout en couleurs, conçu avec soin par vos petites mains !)
Vous savez, ce fameux fichier Excel, celui qui vous donne des boutons rien qu’à y penser… Celui que vous ouvrez 5, 10, 25, 50 fois par jour pour décaler un chantier qui s’est allongé d’une journée, pour annuler l’intervention de votre collaborateur dont le pneu vient de crever en partant travailler, ou encore pour trouver « un petit trou » pour aller dépanner en urgence l’un de vos clients historiques…
Parce que, oui.. La planification de vos interventions est un art complexe : il faut savoir planifier rapidement et efficacement vos chantiers importants, tout en intégrant les demandes urgentes d’un client dans la panade et surtout tenir compte des aléas du quotidien et de la disponibilité de vos équipes terrain !
Pour chaque chantier qui se décale, vous vous retrouvez à jongler entre la révision de la planification initiale, la réorganisation et l’information des équipes concernées, la communication à (tous) les clients impactés des nouveaux délais, tout en tenant compte des contraintes spécifiques des chantiers (celui sur lequel vous ne pouvez pas travailler tous les jours de la semaine par exemple ? ou bien celui sur lequel vous êtes à court de matériaux ?)
Ajoutez à cela l’aléas humain ou du terrain et vous retrouvez à nouveau confronté à un véritable défi spatio-temporel…
Conclusion de la journée : vous avez consacré (beaucoup) temps à ajuster votre planification, à modifier (beaucoup trop) de fois votre planning Excel, à vérifier que vos commandes de matériaux seront livrées à temps compte tenu des nombreuses modifications réalisées… Au lieu de passer du temps à suivre l’exécution des travaux en cours, à identifier les adaptations éventuelles en cours de chantier et à anticiper les impacts sur votre planification.. et à ne plus perdre un temps infini à absorber tous ces aléas !
Mais alors, comment simplifier votre process de planification tout en intégrant les aléas inhérents à votre métier ?
- D’abord, vous appuyant sur un VRAI outil de planification, souple et facile d’utilisation : un outil moderne et intuitif pourra vous permettre de planifier en un clin d’œil vos chantiers en les glissant-déposant depuis la liste des interventions à planifier (elles-mêmes directement issues de vos devis… 🙄), ou en choisissant directement le créneau horaire souhaité depuis une demande d’intervention urgente.
- En anticipant les contraintes de vos clients : en planifiant vos interventions depuis une solution dans lequel les spécificités de vos clients sont déjà présentes, vous visualisez sur un même environnement toutes les informations nécessaires pour optimiser votre organisation : le site d’intervention, la bonne période pour intervenir, les disponibilités de vos ressources… Tout en tenant compte des éventuels points de vigilance (conditions d’accès, personne à contacter sur place…) Fini les interventions manquées ou décalées pour un détail non pris en compte !
- En améliorant le partage d’information en interne… mais aussi vers vos clients ! Un ou plusieurs chantiers ou interventions décalés ? En vous appuyant sur un outil partagé par tous et qui notifie ou informe automatiquement les équipes concernées, mais qui prévient également automatiquement le client d’un éventuel décalage de ses travaux, vous dites adieux aux oublis et aux confusions sur les chantiers !
Et Tomas dans tout ca ?
Pour rappel, la planification dans Tomas, c’est :
- Un outil de planification ergonomique et hyper simple d’utilisation
- Des interventions directement générées depuis vos devis validés ou depuis une interface simplifiée de saisie des demandes de dépannage
- La prise en compte de vos contraintes de planification (disponibilité des ressources, compétences des équipes)
- La prise en compte des spécificités des sites d’exécution de vos chantiers (horaires et jours d’ouverture, difficultés d’accès, etc..)
- Le nouveau planning est disponible immédiatement sur l’application mobile des techniciens concernés
- Au final, (beaucoup) de temps en plus pour vous concentrer sur votre métier !
Alors…N’attendez plus, embauchez Tomas !
La prochaine fois, nous vous en dirons plus sur les solutions qui existent pour vous et vos équipes pour que vos chantiers se déroulent comme une lettre à la poste…
